Hvad er en god SOP — og hvornår er den god nok?

De fleste virksomheder har standardprocedurer. Færre har standardprocedurer der faktisk bruges. Og endnu færre har standardprocedurer der er gode nok til at opfylde kravene i ISO 9001, HACCP eller en ekstern audit.

Hvad er forskellen? Det handler sjældent om format og næsten altid om indhold, sprog og ejerskab.

Hvad er en SOP?

En SOP — Standard Operating Procedure — er en skriftlig, trin-for-trin beskrivelse af, hvordan en specifik opgave skal udføres. Den beskriver hvem der gør hvad, i hvilken rækkefølge og under hvilke betingelser.

SOPs bruges til at sikre konsistens: samme opgave udføres på samme måde, uanset hvem der udfører den, hvornår og på hvilken vagt. Det er det grundlæggende formål — og det er også den målestok, en god SOP bedømmes på.

Hvornår kræves SOPs?

SOPs er ikke altid lovpligtige, men de er typisk et krav i en række sammenhænge:

• ISO 9001 — standarden kræver dokumenterede processer for alle aktiviteter der påvirker produktkvaliteten. I praksis betyder det SOPs for produktion, kvalitetskontrol og afvigelseshåndtering.
• HACCP — fødevarevirksomheder skal dokumentere kritiske kontrolpunkter og de procedurer der håndterer dem. En HACCP-plan uden tilhørende SOPs er ikke komplet.
• Branchespecifikke krav — medicinal, farma og forsvarsrelateret produktion har typisk egne krav til SOP-struktur og revisionsfrekvens.
• Interne krav — mange virksomheder kræver SOPs som del af onboarding, oplæring og intern audit, uanset ekstern certificering.

Hvad kendetegner en god SOP?

En god SOP er ikke nødvendigvis lang. Den er præcis. Her er de fem kendetegn der adskiller en SOP der bruges fra en der samler støv:

1. Den har et klart scope

Proceduren skal præcist definere hvad den dækker — og hvad den ikke dækker. En SOP der forsøger at beskrive for meget ender med at beskrive ingenting ordentligt. Scope-afsnittet er ikke formalitet; det er navigationssystem.

2. Den er skrevet til den rigtige målgruppe

En SOP til en erfaren operatør ser anderledes ud end en til en nyansats første arbejdsdag. Sproget, detailniveauet og mængden af forudsatte baggrundsviden skal matche den person, der skal bruge proceduren — ikke den person, der har skrevet den.

3. Den er handlingsorienteret

Hvert trin i en SOP skal beskrive en handling, ikke en tilstand. "Kontroller at ventilen er lukket" er handlingsorienteret. "Ventilen skal være lukket" er det ikke. Den lille forskel afgør om medarbejderen ved præcis hvad han skal gøre.

4. Den har et tydeligt ejerskab og revisionssystem

En SOP uden ansvarlig ejer bliver ikke opdateret. En SOP der ikke opdateres, afspejler ikke den faktiske proces. Det er en af de hyppigste fund i audits: procedurer der beskriver en verden der ikke eksisterer længere.

5. Den kan læses af alle der skal bruge den

Et punkt der undervurderes systematisk: sproget. Hvis halvdelen af medarbejderne på produktionsgulvet primært taler ukrainsk eller russisk, er en dansksproget SOP ikke en fungerende procedure — det er et stykke papir.

De mest almindelige fejl

I vores arbejde med virksomheders eksisterende dokumentation ser vi de samme problemer igen og igen:

• For lang og for generel. SOPs der forsøger at dække alle undtagelser og edge cases ender med at være for komplekse til daglig brug. Det er bedre med tre kortere, præcise procedurer end én lang der dækker alt.
• Skrevet af den der ved mest, til den der ved mindst. Eksperten der skriver proceduren har blinde vinkler. Trin der virker indlysende for ham er ikke indlysende for den nye medarbejder.
• Aldrig testet i praksis. En SOP er ikke færdig før den er gennemgået af en person der rent faktisk skal bruge den. Kan de følge den trin for trin? Er der trin der mangler? Er der trin der er misforståelige?
• Kun på ét sprog. Se punkt 5 ovenfor.

Hvornår er en SOP god nok?

Det enkle svar: en SOP er god nok når den person, den er skrevet til, kan følge den korrekt — første gang, uden hjælp, på det sprog de bedst forstår.

I en audit-sammenhæng er det mere formelt: proceduren skal dokumentere processen som den faktisk udføres, den skal have et klart revisionshistorik, og den skal tilhøre en ansvarlig ejer. Det er minimumsstandarden for ISO 9001-overensstemmelse.

Men minimumsstandarden er ikke målet. Målet er en SOP der reducerer fejl, gør oplæring hurtigere og sikrer at din produktion kører ens uanset hvem der er på arbejde. Når det er tilfældet, er den god nok.